Ottimizzare la gestione delle note spese aziendali grazie alla digitalizzazione

Nell’era digitale, la trasformazione dei processi aziendali è una tappa imprescindibile, a cui dovrebbero aderire aziende di tutte le dimensioni, anche le piccole realtà imprenditoriali. Ricerche e studi condotti negli anni sottolineano l’importanza di questa evoluzione, evidenziando i numerosi vantaggi legati all’efficienza operativa e alla riduzione degli sprechi, tra molti altri aspetti positivi.

Tuttavia, dati provenienti dall’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano rivelano che una quota significativa di imprese sta ancora lottando nel percorso verso la digitalizzazione. Solamente il 34% delle aziende ha completato la digitalizzazione di ogni tipo di interazione con i clienti, mentre meno del 39% dispone di un’infrastruttura informatica in grado di raccogliere e gestire in modo efficiente le informazioni aziendali.

Digitalizzazione in azienda

Eppure, le evidenze sono chiare: la digitalizzazione dei singoli processi aziendali può generare notevoli vantaggi. Prendiamo ad esempio la gestione delle note spese aziendali.

Ottimizzare la gestione delle note spese aziendali: la digitalizzazione

Le spese aziendali sostenute durante le trasferte di lavoro, che vanno dall’alloggio ai pasti, dai rifornimenti di carburante ai pedaggi autostradali, sono molteplici e variegate. Questa diversità rende la gestione delle note spese un compito complesso, richiedendo l’inserimento di dati anagrafici sia del dipendente che dell’azienda, insieme a date, modalità di pagamento, importi parziali, motivazioni e altre informazioni cruciali.

L’approccio tradizionale alla gestione delle note spese, basato su documenti cartacei e fogli di calcolo elettronici, presenta diverse limitazioni. In primo luogo, è un processo lento che consuma una considerevole quantità di tempo sia per i dipendenti che presentano le spese, sia per l’amministrazione aziendale che deve controllare, elaborare e approvare i rimborsi.

Ma le sfide non si fermano qui: il rischio di smarrimento di uno scontrino può compromettere l’intero processo di rimborso, e l’inserimento manuale di molteplici dati aumenta la probabilità di errori, a detrimento sia dei dipendenti che dell’azienda stessa.

Inoltre, una volta consegnata la documentazione necessaria per richiedere il rimborso, i dipendenti spesso rimangono all’oscuro del progresso del processo, ottenendo solo alla fine il rimborso nella busta paga. Dal lato aziendale, questa modalità di gestione non consente analisi dettagliate sulle attività e non garantisce una sufficiente sicurezza dei dati, spesso scambiati via email o conservati in archivi poco protetti.

Ottimizzare la gestione delle note spese aziendali: i vantaggi dell’approccio digitale

L’adozione di un’App dedicata per la gestione delle note spese può risolvere gran parte di queste problematiche. Utilizzando una soluzione basata sulla tecnologia OCR, è possibile ridurre notevolmente i rischi e gli svantaggi associati al processo tradizionale.

Immagina di poter registrare una spesa in modo rapido semplicemente scattando una foto dello scontrino con il tuo smartphone tramite un’App dedicata. Questo processo automatico cattura importo, data e fornitore senza margine di errore, evitando smarrimenti di documenti e discrepanze.

Le informazioni vengono quindi gestite digitalmente in conformità alle normative di sicurezza, eliminando la necessità di documenti cartacei e tutti i relativi svantaggi. I dipendenti possono monitorare lo stato delle richieste di rimborso in ogni fase del processo e accertarsi dell’approvazione o del rifiuto. Allo stesso modo, l’amministrazione aziendale può accedere facilmente ai dati relativi alle spese per analisi approfondite.

Tutti i vantaggi della digitalizzazione

La digitalizzazione della gestione delle note spese aziendali può fare una differenza sostanziale. Le App progettate per soddisfare le esigenze delle PMI rappresentano un passo significativo verso una gestione più efficiente delle note spese, garantendo un uso ottimale delle risorse e una maggiore comodità per tutti i soggetti coinvolti nel processo.

In un’epoca in cui la tecnologia offre opportunità senza precedenti, l’adozione di soluzioni digitali per la gestione delle note spese si traduce in un vantaggio competitivo tangibile, con risultati misurabili e benefici duraturi per l’azienda.