Sostitutiva Infinity

Informatizzare le procedure della propria professione significa diventare concorrenziali e competitivi, in un mercato dove gli operatori sono sempre più digitalizzati. La dematerializzazione consiste nell’eliminare progressivamente tutti i documenti cartacei e velocizzare i processi di gestione delle procedure legate a questi documenti.

E’ diffusa la convinzione che questa dematerializzazione sia solo un costo, se non anche una perdita di tempo. In realtà questo processo accelera il lavoro quotidiano ed è un investimento nella riduzione progressiva dei costi aziendali, perché la gestione cartacea è caratterizzata da un elevato dispendio sia di denaro (es. affitto di locali per conservare i documenti) che di tempo (lentezza nella condivisione, nell’archiviazione, nella ricerca dei documenti, facilità di errore, smarrimenti, ecc.).

L’evidenza di tale verità è stata certificata da specifici studi accademici, tesi da indagare i processi di ottimizzazione del mondo del lavoro a 360 gradi.

Uno di questi processi di digitalizzazione riguarda la Conservazione sostitutiva, non solo costantemente incentivata dalla Pubblica Amministrazione, ma certificata come altamente redditizia già quasi 10 anni fa, quando un’indagine dell’Osservatorio per la dematerializzazione del Politecnico di Milano dimostrò la sua capacità di ripagare il proprio costo iniziale in meno di un anno, grazie a un poderoso taglio dei costi di gestione.

L’eliminazione degli archivi cartacei, infatti, unita alla loro completa digitalizzazione e tracciabilità, non si limita a superare la necessità di dedicare interi spazi “fisici” al lavoro di ieri, ma consente di accedere a tutti i documenti ancora sensibili con assoluta efficacia, senza perdere tempo in affannose ricerche né dover temere per il loro stato di conservazione e leggibilità: basta pensare all’evenienza di un “accertamento fiscale” per capire l’importanza di questi due passaggi.

La nuova soluzione che vi proponiamo in partnership con Zucchetti risponde già agli adeguamenti richiesti dagli standard internazionali da soddisfare entro aprile 2017 e vi consente di demandare alla software house lodigiana, accreditata presso l’AGID, il ruolo di Responsabile della conservazione, affidandole il compito di porre le marche temporali e certificare le firme digitali di ogni documento archiviato. Liberando così il vostro studio o la vostra azienda non solo da montagne di carta, ma anche da spiacevoli incombenze burocratiche che minerebbero inevitabilmente l’efficienza del lavoro quotidiano. Un altro passo verso il futuro della vostra professione.

Per concludere, vi invitiamo a visualizzare una chicca storica che dimostra come l’importanza della digitalizzazione dei documenti fosse già un tema importante anche nel recente passato…buona visione!