Conservazione sostitutiva

Dare validità giuridica ai documenti informatici ed eliminare i costi di archiviazione

Conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei, che devono essere conservati per legge, con quelli informatici, che vengono ad assumete valenza giuridica. Questo è possibile “congelando” il documento attraverso l’apposizione della firma digitale e delle marche temporali.

In base al Decreto Ministeriale del 23/01/2004, è possibile dare validità giuridica ai documenti informatici. Conseguenza è il risparmio sui costi di stampa e di archiviazione, garantendo un “archivio digitale” dove i documenti informatici vengono conservati per gli anni necessari  e mantengono validità giuridica per le possibili ispezioni.

Un documento informatico, per avere validità giuridica, deve avere requisiti predeterminati e deve essere sempre adeguato alla normativa vigente. Delegando la responsabilità della sostitutiva in outsourcing, si scarica l’incombenza di dover controllare che tali parametri siano sempre conformi.

Con la conservazione sostitutiva possono essere archiviate le 5 classi documentali standard:

– fatture emesse

– ricevute di consegna

– notifiche di mancata consegna

– note variazione aumento

– note variazione diminuzione

e tutti i documenti che lo Studio o l’Azienda necessitano di conservare. Ogni classe documentale è caratterizzata da una serie di attributi (o chiavi di ricerca) obbligatori e necessari ai fini dell’identificazione dei files, e viene archiviata, dal responsabile della sostitutiva, in lotti sigillati con marche temporali. Ogni documento rimane quindi consultabile per tutta la durata necessaria.

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